Le rôle de l’organisateur
Vous avez le privilège d’être l’organisateur (ou l’organisatrice) d’un salon virtuel : félicitations !
Ce rôle est important et complexe : vous allez préparer l’avant-salon, coordonner l’ensemble des temps forts et intervenants, communiquer auprès des participants, préparer et publier des contenus, analyser les statistiques, etc. Même si vous êtes désormais dans un univers 100% digital, il ne faut pas négliger votre rôle, qui sera capital pour la réussite de votre événement !
Configurer votre plateforme
Dans un premier temps, il vous faudra finaliser la configuration de votre plateforme via son back-office. Bien entendu, votre chargé(e) de projet vous accompagnera pour cela. Vous définirez entre autres les règles de redirection d’URL, ou encore les champs personnalisés que les utilisateurs pourront renseigner lors de leur inscription.
Préparer les inscriptions et la communication
Vous allez pouvoir préparer la publication du site vitrine de l’événement, qui servira de base à votre communication, mais aussi à récolter les inscriptions une fois en ligne. Si vous le souhaitez, vous pourrez aussi opter pour une importation massive des inscrits, si vous disposez des fichiers nécessaires ou que vous souhaitez gérer vous-même les inscriptions.
Créer des espaces et contenus
Vous pourrez ensuite créer les différents espaces et contenus sur le salon.
Distribuer les rôles
Lorsque vous aurez créé les espaces principaux (salles de discussion, salles de conférences, stands), vous pourrez leur attribuer respectivement des modérateurs, conférenciers, ou conseillers parmi les gens déjà inscrits sur le site.
Une fois ces rôles distribués, chacun aura des privilèges qui lui permettront également de préparer ses interventions, ou son stand. Les conseillers pourront alors également saisir des temps de présence sur leur stand, ce qui permettra aux visiteurs de planifier des RDV avec eux depuis le site vitrine.
Préparer les temps forts du jour J
Vous pourrez ensuite finaliser la programmation de vos conférences, ou encore préparer les envois de notifications à vos utilisateurs pendant que le salon sera ouvert.
Le jour du salon
Le jour du salon, vous serez au cœur de l’événement, et pourrez suivre l’intégralité de l’activité sur le salon, et vous assurer que tout se déroule parfaitement. La pression naturelle retombera quand vous verrez que tout se passe au mieux !
L’après salon
Une fois le salon terminé, vous pourrez créer vos rapports statistiques, analyser les retours utilisateurs, et préparer les prochains événements !