Les étapes de préparation d’un salon virtuel

Après avoir effectué votre demande de démonstration sur notre site, votre commercial(e) attitré(e) prendra rapidement contact avec vous par téléphone pour étudier votre besoin spécifique et planifier une présentation d’AppyFair en visio. Il vérifiera également que les dates souhaitées sont disponibles (nous n’assurons pas plus de 5 salons le même jour pour assurer un accompagnement de qualité à chacun de nos clients) : il est donc important d’anticiper au maximum vos réservations.

A l’issue de ce premier échange téléphonique, votre commercial pour adressera une série de documents de présentation adaptés à votre situation.

A distance, votre commercial(e) va répondre à vos premières questions, et vous présenter notre solution dans un contexte proche du vôtre. Il en profitera pour recueillir quelques informations essentielles sur votre projet et vous présenter les diverses options disponibles.

Après avoir analysé votre projet, votre commercial(e) sera en mesure de vous adresser une proposition commerciale, ainsi que l’ensemble des documents contractuels relatifs au traitement des données personnelles, et autres définitions des responsabilités.

Délai recommandé : J-60

Même si votre commercial(e) aura transmis un brief complet à votre chargé(e) de projet, celui-ci prendra contact avec vous directement pour engager la suite des préparatifs et s’assurer de la bonne prise en compte de vos besoins spécifiques.

L’installation de votre salon aura lieu sous 48h maximum après votre premier échange avec votre chargé(e) de projet. Dès que votre plateforme sera installée, vous recevrez un e-mail de confirmation d’installation, vous invitant à vous créer un compte utilisateur via un formulaire d’inscription temporaire.

Délai recommandé : J-50

Dès que votre compte aura été vérifié et converti pour bénéficier des privilèges du rôle “organisateur”, vous pourrez planifier une formation à l’utilisation de la plateforme et de son back-office avec votre chargé(e) de projet.

Délai recommandé : J-40

Vous pourrez ensuite commencer à créer vos premiers espaces (salles, conférences, stands) et à les rendre visibles sur le site vitrine de l’événement. Lorsque vous aurez terminé la personnalisation de cette vitrine et préparé les divers espaces proposés, vous pourrez inviter les intervenants (conseillers sur les stands, modérateurs, ou conférenciers) à se créer un compte sur le site. Attention à bien vérifier que les e-mails de confirmation d’inscription auront été personnalisés en amont ! ;)

Une fois les comptes des intervenants créés par leurs soins, vous pourrez leur attribuer des rôles en les associant aux divers espaces existants. Par exemple, vous pourrez attribuer le rôle de conseiller à un futur exposant sur son stand, ou bien un rôle de modérateur sur une salle de discussion. Tous ces rôles sont cumulables à volonté !

Délai recommandé : J-35

Lorsque les conseillers ont créé leur profil et si vous avez souscrit à cette option, alors c’est le bon moment pour planifier un webinaire de formation de la plateforme aux conseillers, pour que votre chargé(e) de projet leur montre toutes les possibilités de personnalisation de stand offertes par AppyFair.

Dès que les conseillers auront été associés à leur stand, ceux-ci pourront saisir leurs plages de présence depuis leur agenda personnel sur le site vitrine, afin de permettre – s’ils le souhaitent – aux futurs visiteurs de prendre des RDV avec eux sur ces temps de présence.

Délai recommandé : J-30

Votre site vitrine est prêt à accueillir d’éventuels visiteurs. Il est temps pour vous de lancer votre communication auprès des visiteurs pour commencer à faire connaître votre événement, et à suivre les premières inscriptions. N’oubliez pas que, quelle que soit la qualité de vos contenus et partenaires, seule la venue massive d’un public ciblé et intéressé sera un gage de réussite pour votre salon.

Selon les options que vous aurez choisies, vous pourrez ensuite mettre en ligne toutes sortes de contenus dans les espaces préalablement créés, avec ou sans l’intervention directe des conseillers sur leur(s) stand(s). Vous (ou les conseillers) pourront également, à cette étape, personnaliser directement en ligne les visuels 3D de stands.

Pendant le salon, vous pourrez adresser des annonces publiques (sous forme de notifications) aux participants. N’hésitez pas à préparer ces annonces à l’avance, et à programmer leur heure de diffusion !

Votre salon est prêt à ouvrir ses portes ! Nous procéderons à quelques dernières vérifications avec votre chargé(e) de projet, et c’est parti pour le grand saut !

C’est le grand jour !

Votre salon ouvre ses portes, et accueille les visiteurs. Conseillers et conférenciers les reçoivent pour des échanges toujours plus riches et variés, et les visiteurs peuvent interagir et accéder à toutes formes de contenus. Depuis le back-office, vous pouvez suivre les statistiques en temps réel.

En tant qu’organisateur et avec votre équipe, vous allez vous assurer du bon déroulement des conférences, de la modération des discussions publiques, et de la satisfaction des conseillers sur leur(s) stand(s). Si des visiteurs pré-inscrits ne se rendent pas sur le salon : pas de panique ! Vous pouvez exporter des listes pour vos relances mails ou SMS selon l’activité de chacun !

Le salon a fermé ses portes. Vous pouvez toujours accéder à l’ensemble des statistiques depuis le back-office, et faire une premier bilan avec votre chargé(e) de projet. En tant que responsable du traitement des données personnelles, c’est vous qui anonymiserez l’ensemble des données du salon, quand vous l’aurez décidé et conformément à votre politique de confidentialité.